انواع نرم‌افزار‌های حسابداری

آشنایی با انواع نرم افزارهای حسابداری برای کسب و کار

امروزه با گسترش کسب‌کار‌ها با ایده‌های جدید و البته پیشرفته، مدیریت هزینه‌های سازمانی و فرآیند‌های مالی و همچنین در‌آمدهای کلی شرکت‌های کوچک و بزرگ، همه و همه نیاز به بررسی دقیق و پیشرفته داشته که با سبک و روش‌های قدیمی و سنتی امکان‌پذیر نیست. حالا سوال اینجاست که انواع نرم‌افزار‌های حسابداری یا استفاده از نرم‌افزار‌های حساب‌داری آنلاین، تنها و بهترین راه‌حل برای این کار است؟ پاسخ به این موضوع و دیگر سوال‌های مشابه، نیازمند سال‌ها تحقیق عملیاتی و تجربه کاری مستقیم در حوزه‌ی مالی است.

انواع نرم افزار حسابداری

انواع نرم افزار حسابداری

به‌طور کلی، مدیریت مالی و مدیران مالی، همواره از ابزار‌های خاصی در کار خود استفاده می‌کنند. چرا که کوچک‌ترین خطای محاسباتی در کار، می‌تواند پیامد‌های جبران ناپذیری برای شرکت داشته باشد. از محاسبه‌ی ورودی و خروجی گرفته تا انواع گزارش‌های مالیاتی مثل گزارش فصلی، گزارش ارزش افزوده، از فرآیند‌های بسیار مهم و حساسی هستند که در عمل توسط مدیران حسابداری انجام می‌شود؛ در نتیجه با توجه به توضیح‌های داده شده، بهترین و کم‌خطا‌ترین روش برای انجام فرآیند‌های مالی، استفاده از نرم‌افزار‌های حسابداری ساده و پیشرفته است که هر یک، با توجه به ظرفیت‌شان، کاربرد‌های مختلفی دارند. برای مثال شرکت‌های تازه‌کار (استارتاپ‌ها)، نیازی به نرم‌افزار‌های حسابداری فوق‌پیشرفته ندارند.

نرم‌افزار حسابداری چیست؟

نرم‌افزار حسابداری یا همان (Accounting Software)، به گونه‌ای از نرم‌افزارهای کاربردی گفته می‌شود که اطلاعات حسابداری مربوط به کلیه‌ی فرآیندهای مالی را در قالب ماژول‌های تابعی کرده و آن‌ها را پردازش می‌کند. نرم‌افزارهای حسابداری بر پایه‌ی مفاهیم حسابداری طراحی شده و برای تسهیل امور مالی، به حسابداران کمک می‌کنند.

به‌طور کلی نرم‌افزار‌های حسابداری، پردازش‌های مالی را درون ماژول‌های کاربردی مثل حساب‌های قابل پرداخت، حساب‌های ورودی، سندهای کتبی حسابداری، اسناد عمومی و مالیاتی، حقوق و دستمزد کارمندان و حتی تراز حساب کلی شرکت را در خود جای داده است. از سوی دیگر ثبت و پردازش تمامی این‌ فرآیند‌ها داخل نرم‌افزار انجام می‌شود. گفتنی است که این فرآیند به عنوان یک سیستم اطلاعات حسابداری کل عمل می‌کند. در نتیجه ممکن است در داخل سازمان‌ها یا توسط شخص ثالث خریداری شود.
به خاطر داشته باشید که نرم‌افزار حسابداری بر اساس نوع، و قابلیت‌هایی که دارد قیمت گذاری می‌شود. بسیاری از آنها تنها با یک‌بار خرید، برای همیشه قابل استفاده بوده و نیاز به پرداخت هزینه‌ی پشتیبانی ندارند؛ از سوی دیگر، گونه‌های حرفه‌ای و پیشرفته‌ی این دسته از نرم‌افزار‌ها، در کنار پرداخت هزینه‌ی اولیه‌ی خرید، نیازمند خرید اشتراک یا پرداخت هزینه‌ی پشتیبانی هستند. در نتیجه به‌هنگام خرید این نرم‌افزارها، انتخاب گزینه‌ی درست بر اساس نیاز سازمان، موضوع بسیار مهمی است.

ویژگی‌های مهم نرم‌افزارهای حسابداری

به‌طور کلی نرم‌افزارهای حسابداری ویژگی‌های اصلی و فرعی زیادی دارند که هر یک،‌ کاربرد خاص خودشان را دارند. اما به طور کلی، یک نرم‌افزار حسابداری استاندارد حتی به صورت آنلاین، ۱۰ ویژگی اصلی دارد که در ادامه به بررسی آن‌ها خواهیم پرداخت. گفتنی است که تعدادی از این ویژگی‌ها، امکان تغییر یا اصلاح به صورت سفارشی از سوی شرکت‌ها، بر اساس نیاز‌های خاص را دارند. در قدم اول، امکان ارائه‌ی گزارش‌های تحلیلی و کاربردی در نرم‌افزار حسابداری، موضوع بسیار مهمی است. در بازار پیچیده‌ی امروزی، اطلاعات از مهم‌ترین ابزارهای تصمیم‌گیری به حساب می‌آیند. مدیران شرکت‌ها، با تحلیل اطلاعات، امکان تصمیم‌گیری بهتر و دقیق‌تری را برای کسب و کار ها دارند. بهتر است بدانید که یک پژوهش بزرگ در آمریکا در حوزه‌ی بررسی موفقیت‌های استارت‌آپ‌ها نشان می‌دهد که بیش از ۷۰درصد کسب‌وکارها، در ۲ سال اول شروع کارشان، به‌دلیل عدم‌دسترسی به اطلاعات کافی و مناسب کسب و کارشان، ورشکسته شده یا فرصت رقابت در بازار را از دست می‌دهند.
از دیگر ویژگی‌ها مهم این دست از نرم‌افزارها، ویژگی‎های بصری مناسب برای گزارش‌گرفتن است. حتی با در نظر گرفتن این موضوع که فعالیت‌های حسابداری بیشتر با عدد و رقم سرو کار دارد؛ اما داشتن قابلیت‌های مناسب بصری مثل ارایه‌ی چارت(نمودار گرافیکی) و ظاهر بصری زیبا، به افزایش توانایی تحلیل مدیران کمک می‌کند. همچنین ارایه‌ی گزارش‌های تصویری، سرعت فرآیند تحلیل اطلاعات را افزایش می‌دهد.
یک‌دست بودن و یک‌پارچگی سیستم‌های حسابداری از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. صرفا ثبت یک سند حسابداری برای یک شرکت کافی نیست. هر کسب کار فعالیت‌های مخصوص خودش را در بازار دارد؛ در نتیجه کنترل حساب‌های بانکی شرکت، مغایرت‌گیری از گزارش‌های رد شده، کنترل ورود و خروج انبار و موجودی، خرید از تامین‌کننده‌ کالا و مواد اولیه، فروش و حتی حقوق کارمندان، از ویژگی‌هایی است که باید در تمامی نرم‌افزارهای حسابداری در دسترس باشد.
به‌روز یا همان آپدیت بودن به خصوص در نرم‌افزارهای حسابداری آنلاین، موضوع بسیار مهمی است. سازگاری منظم و به‌روز با تغییرها و قوانین جدید امور مالی کشور و همچنین استانداردهای مالی و تبصره‌های مالیاتی از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. اگر نرم‌افزار با قوانین و تغییر‌های جدید همراه و به‌روز نباشد، احتمال اشتباه‌های محاسباتی و گزارش‌گیری به‌میزان چشمگیری افزایش پیدا می‌کند.

بهتر است بدانید که هر کسب‌و‌کار با توجه به حوزه‌ی فعالیت در یکی از گروه‌های بازرگانی، تولیدی، خدماتی و غیره قرار می‌گیرد؛ در نتیجه با توجه به فعالیت‌های سازمان یا همان کسب و کار، نیاز‌های محسباتی در نرم‌افزار متفاوت است. بر همین اساس، هر کسب کار ممکن است نیازمند قابلیت‌های خاصی از نرم‌افزار حسابداری باشد که کاملا با یکدیگر متفاوت‌اند؛ در این زمان، سازگار بودن نرم‌افزار با نوع فعالیت کسب کار موضوع بسیار مهمی است.

امکان گسترش و افزایش قابلیت‌ها، از دیگر ویژگری‌های مهم است. یک کسب کار با هدف رشد و توسعه فعالیت‌ می‌کند. از سوی دیگر رشد یک سازمان با افزایش تعداد پرسنل، افزایش میزان فروش و گردش مالی و دیگر موارد مشابه همراه است؛ در نتیجه ممکن است که یک سازمان با دو پرسنل، نیاز به نرم‌افزار خاص و ویژه‌ای نداشته باشد. اما پس از گذشت زمان و رشد سازمان، همان نرم‌افزار قبلی، قابلیت ارتقا و اضافه‌کردن انواع قابلیت بر اساس نیاز‌های سازمان را داشته باشد. این موضوع هزینه‌های سازمان در امور مالی را در آینده کاهش می‌دهد.
بدون شک، امنیت اطلاعات به خصوص در خوزه‌ی مالی از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. تصور کنید که گزارش کلیه‌ی فعالیت‌های مالی یک سازمان بزرگ، درون یک نرم‌افزار حسابداری ذخیره شده و از گزارش‌های وارد شده نسخه‌ی کتبی وجود ندارد؛ در نتیجه اگر این نرم‌افزار از نظر امنیت ورودی (مثل اجازه‌ی دسترسی کاربر به اطلاعات) و از سوی دیگر امنیت ماندگاری (مثل از بین نرفتن اطلاعات به دلایل مخالف) در شرایط مناسب و ایمنی قرار نداشته باشد، می‌تواند ضربه‌های جبران ناپذیری به شرکت و روند رشد آن وارد کند.
در کنار ویژگی‌های استاندارد و خاص یک نرم‌افزار، سادگی و در عین‌حال کاربردی بودن موضوع بسیار مهمی است. قابلیت‌های زیاد و متنوع داشتن، به‌تنهایی کافی نبوده و کارکردن با آن‌ها، به‌میزان قابل توجهی اهمیت دارد. طراحی نرم‌افزار حسابداری باید طوری باشد که حتی یک کارآموز مالی (حسابداری آنلاین یا آفلاین) هم به‌کمک یک‌سری آموزش‌های اولیه بتواند با نرم‌افزار مورد نظر فعالیت‌اش را آغاز کند. بهتر است بدانید که از بزرگ‌ترین عوامل موفقیت شرکت‌هایی مثل مایکروسافت یا اپل، تولید نرم‌ افزاری کاربردی و ساده است. افراد به‌سادگی با ابزاری هم‌چون Word یا Powerpoint کار می‌‌کنند. مشتریان اپل هم به قدری با سیستم‌عامل‌های اپل راحت هستند که به سختی حاضرند از محصولات دیگر استفاده کنند.
در آخرین مرحله و در اصل ویژگی دهم و مهم یک نرم‌افزار حسابداری استاندارد، مقرون‌به‌صرفه بودن است؛ بدین معنا که هزینه‌ای که برای خرید نرم‌افزار انجام می‌شود، با کارایی‌ها و قابلیت‌های آن هم‌خوانی داشته و بتواند با دیگر محصول‌های مشابه رقابت کند. برای مثال قابلیت نامطلوب در ارائه‌ی گزارش، راحت‌نبودن کاربری نرم‌افزار، عدم تطابق با استانداردهای مالی، کیفیت پشتیبانی فنی‌ پایین وغیره، از ارزش‌های یک نرم‌افزار کم کرده و در نتیجه قیمت‌اش را پایین می‌آورد.
با انواع نرم‌افزار حسابداری آشنا شوید
به‌طور کلی نرم‌افزارهای حسابداری به هفت دسته اصلی تقسیم شده که هر یک از این دسته‌ها، قابلیت‌ها و کاربرد خاص خودشان را دارند. هفت دسته اصلی نرم‌افزارهای حسابداری عبارت‌اند از حسابداری شخصی، بازار کم پایان، بازار متوسط، بازار بالا پایان، بازار افقی، نیاز کمتر برای سفارشی سازی و نرم‌افزار حسابداری تحت وب SaaS که قیمت‌ هر یک از موارد ذکر شده بر اساس کاربردی، شرایط متنوعی دارند.

چه مواردی در انتخاب نرم افزار حسابداری مهم هستند؟

بر اساس نیاز سازمان، موارد لازم برای انتخاب یک نرم‌افزار حسابداری مناسب با یکدیگر متفاوت هستند؛ اما به‌طور کلی می‌توان گفت که مواردی مثل اندازه‌ی سازمان، خرید با هدف تسریع در افزایش سرعت فرآیند‌های مالی، داشتن خدمات پشتیبانی مناسب و امنیت ورودی زیاد و همچنین این پیشرفت روز‌به‌روز نرم‌افزار در قالب پردازش ابری (CLOUD COMPUTING) و هوش مصنوعی (ARTIFICIAL INTELLIGENCE) اهمیت بسیار زیادی دارد. از سوی دیگر، قابلیت بروزرسانی، سفارشی کردن قابلیت‌ها، اجرا شدن در سیستم‌عامل‌های مخالف و از همه مهم‌تر، داشتن ظاهری ساده و در عین کاربردی، از موارد مهم و اصلی انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب هستند.

با بهترین نرم‌افزار‌های حسابداری بیشتر آشنا شوید

شاید واژه‌ی «بهترین» در این مورد زیاد کاربردی نباشد؛ چرا که شرکت‌ها بر اساس نیاز‌های‌شان، نرم‌افزارهای مختلفی را انتخاب کرده که هریک ویژ‌ه‌گی های خاص خودشان را دارند. اما به‌طور کلی، عموم نرم‌افزار‌های حسابداری از یک‌سری قابلیت‌های استاندارد بهره می‌برند که بر اساس آنها می‌توان بهترین نوع را انتخاب کرد. از بهترین نرم‌افزار‌های حسابداری می‌توان به سپیدار، پارمیس، هلو، محک، ساما سیستم اشاره کرد.
دلیل معرفی نرم افزار شرکت خودمان با وجود معروف نبودن اسم آن به دلیل است که تمامی کدهای نوشته شده در آن توسط تیم برنامه نویسی و بزرگترین حسابداران به نام ایران و برای معرفی بهترین نمونه داخلی نوشته شده است و قابلیت ارتقا و پیشرفت به انواع ویژگی هایی که مشتری بخواهد را دارد، در حالی که نمونه های دیگر عمدتا تنها ترجمه کدنویسی شرکت های دیگر داخلی و خارجی است و تنها توسط چند برنامه نویس نوشته شده است و در هنگام ارور و یا ارتقا قطعا به مشکل برخواهند خورد.همچنین نمونه نرم افزار زیر مطابق تجربه تیم حسابداری ساما سیستم از نیازها و درخواست های مشتریان طی سالها کار حسابداری طراحی و برنامه ریزی شده و توسط برنامه نویسان پیاده سازی شده است.
بهتر است بدانید که به‌طور کلی نرم افزارهای حسابداری زیادی در بازار تولید و عرضه شده که بیشتر آنها عملکرد مناسبی دارند؛ اما حسابداران و مدیران مالی سخت‌گیر و حساس همواره سعی می‌کنند تا از برندها و اشخاص معتبر، نرم افزار مالی حرفه‌ای و یکپارچه را تهیه کنند.