1.سیستم خود را بر اساس بازخوردها تنظیم کنید

فرآیند به کارگیری سیستم مدیریت ارتباط با مشتری در زمان راه اندازی آن خاتمه نمی یابد. در واقع، دوره بعد از شروع استفاده از آن یکی از مهمترین زمان ها از لحاظ دستیابی به کارآیی پایدار می باشد. این امر زمانی اتفاق می افتد که کاربران شما کاربردهای ابتدایی سیستم را امتحان می کنند و با مشکلاتی روبرو می شوند که در هنگام راه اندازی سیستم چندان مشخص نبودند. این دوره بسیار مهم بوده و نیاز به گفتن نیست که کارآیی CRM بعد از استفاده اولیه از آن تا حدودی کاهش می یابد.

شما باید آن را به عنوان یک دوره آزمایشی در نظر بگیرید و به کاربران خود گوش دهید تا بتوانید به سرعت و به گونه ای موثر عمل کنید.
حتی مشکلاتی که ظاهرا بسیار کوچک به نظر می رسند ممکن است باعث سردرگمی کاربران شوند و در صورت اتفاق افتادن مداوم کارآیی را کاهش دهند. برای مثال، یکی از رایج ترین گلایه ها این است که زمان جابجایی میان صفحات بسیار زیاد است.

چنین چیزی کار افراد را کندتر خواهد کرد و قادر است افراد را در امر استفاده از نرم افزار CRM به عنوان یک ابزار فروش واقعی دلسرد کند.
یک راه حل این است که کارکنان IT (فناوری اطلاعات) و مشاورین خود را وارد سیستم کنید تا آن را تنظیم کنند. گاهی اوقات این کار غیرقابل اجتناب است، اما ممکن است هزینه زیادی را طلب کرده و پیچیده شود. یک راه حل بهتر، اگر می توانید از پس آن بربیایید، این است که صفحات را دوباره طراحی کنید تا زمان جابجایی میان آنها را به حالت حداقل برسانید.

تمامی اطلاعات مورد نیاز برای کامل کردن یک تراکنش باید تا حد امکان در یک صفحه وجود داشته باشند. اگر این روند ممکن نیست، راه حل مناسب بعدی این است که فرآیند کلی را به چندین صفحه تجزیه کنید که به راحتی قابل جابجایی هستند، هر کدام از آنها باید یک ریزه کاری را نشان دهد و دارای یک روند تجاری منطقی باشد.

چیزی که نباید اجازه دهید اتفاق بیافتد این است که فروشندگان و نمایندگان خدمات مشتری مجبور باشند به صفحات قبلی بازگردند. اطلاعات مورد نیاز را در صفحه جدید تکرار کنید تا دوباره مجبور نشوید به صفحات قبلی برگردید.

2. اطلاعات را به شیوه خودتان به دست آورید

سیستم مدیریت ارتباط با مشتری نرم افزار crm مطمئنا اطلاعات بسیار زیادی را به دست می دهد. استفاده از آن اطلاعات به شیوه ای موثر کلید دستیابی به بیشترین کارآیی بعد از نصب CRM است.
این اطلاعات ارزش بسیار زیادی دارد و می تواند به شناسایی سریع فرصت های بیش فروشی و فروش جانبی، برنامه ریزی کمپین های بازاریابی و ارائه دادن تصویری یکپارچه و جامع از شرکت به مشتریان (و بالعکس) کمک شایانی کند.
در همان حال، اجتناب از کار بیهوده و وقت گیر الزامی است. در زمان طراحی گردش کار، از خودتان بپرسید “آیا این گزارش واقع الزامی است؟”

به این معنی که، آیا به اندازه کافی ارزش دارد تا از افراد فروش و بازاریابی بخواهم اطلاعات مربوط به آن را گردآوری و وارد کرده و مطالب آن را به صورت دوره ای مرور کنند؟