نرم افزار خزانه داری

یکی از زیرسیستمهای مالی در نرم افزارها خزانه داری است که این زیرسیستم امکان ثبت و طبقه بندی انواع اوراق بهادار و وجوه نقد را در بنگاه های اقتصادی بر عهده دارد زیر سیستم خزانه داری ساما سیستم یکی از زیرسیستمهای نرم افزار جامع ساما سیستم می باشد که درآن اصول حسابداری و قانون تجارت و رویه های مورد عمل در مورد اوراق بهادار و وجوه نقد در بازار کار طراحی و دیده شده است که اشکال آن به صورت ذیل است:

همانطور که در اشکال فوق ملاحظه می فرمائید نرم افزار خزانه داری از چهار بخش تعاریف پایه و ورود اطلاعات و گزارشگیری و امکانات عمومی تشکیل شده است.

تعاریف پایه خزانه داری

برای کار کردن با نرم افزار خزانه داری ساما سیستم لازم است تا ابتدا یک سری تعاریف اولیه انجام پذیرد که شکل آن به شرح ذیل است:

همانطور که در شکل فوق ملاحظه می فرمائید تعاریف پایه نرم افزار خزانه داری ساما سیستم از پنج بخش تشکیل شده است.

تعریف شابلون خزانه داری:

در این قسمت کاربران نرم افزار خزانه داری ساما سیستم انواع ثبتهایی که امکان دارد در واحد اقتصادی خود در رابطه با اوراق بهادار و وجوه نقد وجود داشته باشد را تعریف کرده و شماره گذاری می نمایند لازم به توضیح است که کلیه اوراق بهاداری که در قسمت ورود اطلاعات که بعدا توضیح می گردد ثبت شوند هر کدام یک رویداد مالی هستند که توسط شابلونهای ثبت حسابداری نرم افزار خزانه داری ساما سیستم که در این قسمت تعریف گردیده اند به صورت اتوماتیک به نرم افزار حسابداری انتقال می یابند.شکل جدول تعریف شابلون ثبتهای حسابداری مرتبط با خزانه داری به شکل ذیل است:

همانطور که در شکل فوق ملاحظه می فرمائید در شابلونهای تعریف شده ابتدا موضوع رویداد مالی مشخص شده و سپس حسابها و اشخاص و مراکز گردش بدهکار و بستانکار یک رویداد مالی مشخص گردیده اند لازم به توضیح است که دربرخی از شابلونها در ستون شخص و یا مرکز حرف انگلیسی m قرار داده شده است که نشاندهنده آن است که این شابلون چنانچه بر روی هر فرمی از اوراق بهادار قرار بگیرد شخص استفاده شده در آن فرم در ثبت حسابداری با حساب تعیین شده در آن شابلون گردش پیدا خواهد کرد.و اگر در شابلونی ستون شخص و یا مرکز حرف m را نداشت یعنی آن ثبت حسابداری نیازی به استفاده از اشخاص و مراکز ندارد.

تعریف دسته چک:

در این قسمت از نرم افزار خزانه داری ساما سیستم امکان تعریف انواع دسته چک موجود نزد خزانه دار وجود دارد بدیهی است پس از تعریف دسته چکها امکان گزارشگیری از چکهای موجود استفاده نشده در نرم افزار خزانه داری ساما سیستم وجود خواهد داشت.شکل ذیل جدول تعریف دسته چکها می باشد:

تعریف اشخاص و گروه اشخاص:

اشخاص و گروه بندی آنها دو طبقه بهم پیوسته از یک حوزه شناور هستند که با حسابهای تعریف شده در حسابداری گردش پیدا می کنند همانطور که در شکل تعریف شابلونهای خزانه داری ملاحظه می فرمائید اشخاص و گروه آنها که در نرم افزار خزانه داری ساما سیستم تعریف می شوند در شابلونهای خزانه داری ساما سیستم استفاده می شوند.همچنین لازم به توضیح است که اشخاص تعریف شده در نرم افزار خزانه داری ساما سیستم فقط در دو زیر سیستم حسابداری و خزانه داری رویت میشوند که این موضوع به طبقه بندی اطلاعات و ایجاد کنترلهای داخلی در یک واحد اقتصادی کمک می کند مثلا اشخاصی که در نرم افزار خزانه داری ساما سیستم تعریف شده اند کاربران مرتبط با نرم افزار فروش ساما سیستم نمی بینند.شاید اطلاعات این اشخاص برای مدیران یک واحد اقتصادی دارای طبقه بندی خاصی باشند که دسترسی تمامی کاربران به کلیه اطلاعات لازم نباشد.به هر حال در نرم افزار خزانه داری ساما سیستم می توان میزان دسترسی کاربران دیگرزیر سیستمهای نرم افزار جامع ساما سیستم را توسط گروه بندی اشخاص تعیین نمود به عبارت دیگر در گروه بندی اشخاص میشود تعیین کرد که چه کاربرانی به چه گروهی از اشخاص دسترسی داشته باشند.

اشکال ذیل وضعیت تعریف اشخاص و گروه بندی آنها را نشان می دهد.

تعریف مراکز هزینه :

مراکز هزینه یک حوزه شناور دیگر در تعاریف پایه نرم افزار خزانه داری ساما سیستم می باشد که کاربران می توانند از آن جهت طبقه بندی بهتر اسناد خزانه داری استفاده کنند مثلا با طبقه بندی پروژه های پیمانکاری در یک شرکت پیمانکاری و تخصیص این طبقه بندی به اوراق بهادار در زمان ورود اطلاعات اسناد خزانه میشود مشخص کرد که از هر پروژه ای چه اوراق بهاداری دریافت و یا چه اوراق بهاداری به آن پروژه پرداخت گردیده است.لازم به توضیح است که این نوع طبقه بندی صرفا یک مثال است و کاربران در هر واحد اقتصادی بسته به نوع نیازمندیهای خود می توانند از مراکز هزینه که از چهار طبقه بهم پیوسته تشکیل شده است و آخرین سطح آن در ثبتهای حسابداری استفاده میشوند به کارگیرند لازم به توضیح است که چهار طبقه بودن تعاریف مراکز هزینه در نرم افزار خزانه داری ساما سیستم این امکان را به کاربران میدهد که ایشان بیش از یک موضوع را در یک واحد اقتصادی با مراکز هزینه طبقه بندی نمایند.و اگر مراکز هزینه صرفا یک طبقه داشت صرفا کاربران می توانستند از یک موضوع برای طبقه بندی اطلاعات اسناد خزانه از مراکز هزینه در این قسمت استفاده کنند. شکل تعریف مراکز هزینه به صورت ذیل است:

پس ازآشنایی با بخشهای ورود اطلاعات پایه به نرم افزار خزانه داری ساما سیستم لازم است با بخش ورود اطلاعات اسناد خزانه به نرم افزار خزانه داری ساما سیستم آشنا شویم.

به طور کلی دو موضوع در ثبت اسناد خزانه وجود دارد که یکی از آنها ثبت اسناد دریافت و یکی ثبت اسناد پرداخت خزانه داری است ودر هر دو مورد دریافت و پرداخت در اسناد قابل طبقه بندی در نرم افزار خزانه داری ساما سیستم اوراق چک وسفته وضمانتنامه ووجوه نقد وجود دارد.که خزانه داران در واحدهای اقتصادی با اوراق یادا شده سروکار دارند.که به توضیح و نحوه ثبت هر یک از آنها در نرم افزار خزانه داری ساما سیستم می پردازیم:

چک:

یکی از اسناد تجاری بر طبق قانون تجارت ایران می باشد که در واحدهای اقتصادی کاربرد بسیاری دارند و در اکثر موارد در معاملات انجام شده فی مابین اشخاص داد و ستد می گردد و خزانه داران نیاز به ثبت اطلاعات چکهای دریافتی و پرداختی در نرم افزار خزانه داری خود دارند.

اشکال جدول پرداخت و دریافت اطلاعات چک به صورت ذیل است:

همانطور که در جداول فوق ملاحظه می فرمائید انواع اتفاقاتی که ممکن است برای هر چک در یک واحد اقتصادی بیفتد در جداول بالا قابل ثبت و طبقه بندی است همچنین یک چک پس از دریافت و پرداخت ممکن حالتهای مختلفی برایش اتفاق بیفتد که هر کدام از آن حالتها را بررسی می کنیم.

در چکهای دریافتی ممکن است حالتهای ذیل اتفاق بیفتد:

حالت اول :ممکن است چک دریافتی از اشخاص به اشخاص دیگر خرج شود.

حالت دوم:ممکن از چک دریافتی از اشخاص در سررسیدش نقد شود و به صندوق واحد اقتصادی یا حسابهای بانکی واریز شود.

حالت سوم:ممکن است چک دریافتی از اشخاص به حساب بانک واحد اقتصادی واگذار گردیده تا در سررسید بانک آن را وصول کرده و به حساب واحد اقتصادی واریز نماید.

حالت چهارم:ممکن است چک دریافتی از اشخاص در سررسیدش برگشت بخورد.

حالت پنجم:ممکن است چک دریافتی از اشخاص به صادر کننده آن مسترد شود.

حالت پنجم:ممکن است چک دریافتی از اشخاص که یکبار به حساب بانک واگذار گردیده و برگشت خورده است دوباره به حساب واگذار گردد.

تمامی موارد فوق مواردی هستند که ممکن است برای یک چک دریافتی اتفاق بیفتد که در نرم افزار خزانه داری ساما سیستم قابل طبقه بندی و ثبت است.

در چکهای پرداختی ممکن است حالتهای ذیل اتفاق بیفتد:

حالت اول:ممکن است چک پرداختی به اشخاص ثالث در سررسیدش پاس شود.

حالت دوم:ممکن است چک پرداختی به اشخاص ثالث در سررسیدش برگشت بخورد.

حالت سوم:ممکن است چک پرداختی به اشخاص ثالث ابطال شده و به صادرکننده آن مسترد شود.

تمامی موارد فوق مواردی هستند که ممکن است برای یک چک پرداختی اتفاق بیفتد که در نرم افزار خزانه داری ساما سیستم قابل طبقه بندی و ثبت است.

سفته:

یکی از اسناد تجاری که در قانون تجارت ایران متداول است و بین فعالان اقتصادی کاربرد دارند سفته است که امکان ثبت دریافت و پرداخت آن در نرم افزار خزانه داری ساما سیستم وجود دارد.

اشکال جدول دریافت و پرداخت سفته به صورت ذیل است:

همانطور که در جداول فوق ملاحظه می فرمائید انواع اتفاقاتی که ممکن است برای هرسفته در یک واحد اقتصادی بیفتد در جداول بالا قابل ثبت و طبقه بندی است همچنین یک سفته پس از دریافت و پرداخت ممکن حالتهای مختلفی برایش اتفاق بیفتد که هر کدام از آن حالتها را بررسی می کنیم.

برای سفته های دریافتی و پرداختی ممکن است موارد ذیل اتفاق بیفتد:

حالت اول:سفته های دریافتی از اشخاص ثالث ممکن است قبل از تاریخ سررسید ابطال شده و به متعهد سفته مسترد شود.

حالت دوم:سفته های دریافتی از اشخاص ثالث ممکن است در سررسیدش پاس شود.

حالت سوم:سفته های دریافتی از اشخاص ثالث ممکن است در سررسیدش واخواست شود.

تمامی حالتهای فوق که ممکن است برای یک سفته دریافتی و پرداختی وجود داشته باشد در قسمت دریافت و پرداخت سفته نرم افزار خزانه داری ساما سیستم وجود دارد.

ضمانتنامه:

یکی دیگر از اسناد تجاری که در قانون تجارت ایران وجود داشته و در میان فعالان اقتصادی کاربرد دارد انواع ضمانتنامه های بانکی است که خزانه داران در واحدهای اقتصادی نیاز به طبقه بندی ضمانتنامه ها در نرم افزار خزانه داری هستند نرم افزار خزانه داری ساما سیستم امکان ورود اطلاعات و ثبت انواع ضمانتنامه های دریافتی و پرداختی را داراست.

اشکال ضمانتنامه های دریافتی و پرداختی به صورت ذیل است:

همانطور که در فایلهای دریافت  و پرداخت ضمانتنامه ملاحظه می فرمائید انواع حالتهایی که می تواند برای ضمانتنامه های بانکی دریافتی و پرداختی اتفاق بیفتد به شرح ذیل است:

حالت اول:ممکن است ضمانتنامه صادره در سرسید توسط صادر کننده آن ابطال شود و به ایشان مسترد شود.

حالت دوم:ممکن است ضمانتنامه صادره در سررسید توسط ذینفع ضمانتنامه ضبط شود.

همانطور که در اشکال ضمانتنامه ملاحظه می فرمائید حالتهای مختلف ممکن در مورد ضمانتنامه ها در نرم افزار خزانه داری ساما سیستم قابل طبقه بندی می باشد.

وجوه نقد:

یکی دیگر از موارد کاربردی که بایستی توسط خزانه داران در واحدهای اقتصادی طبقه بندی گردند دریافت و پرداخت وجوه نقد است که ممکن است از صندوق و یا تنخواه گردان و بانکها باشد که شکل آن به صورت ذیل است:

همانطور که در اشکال فوق ملاحظه می فرمائید برای دریافت و پرداخت وجه نقد صرفا یک حالت وجود دارد که در امکان طبقه بندی آن در نرم افزار خزانه داری ساما سیستم وجود دارد.

پس از آشنایی با ورود اطلاعات و ثبت و طبقه و بندی انواع اوراق بهادار و وجوه نقد در نرم افزار خزانه داری ساما سیستم لازم است با انواع گزارشگیری اوراق و وجوه ثبت شده در نرم افزار خزانه داری ساما سیستم آشنا شویم.

به طور کلی دو مدل گزارش در گزارشگیری نرم افزار خزانه داری ساما سیستم وجود دارد که یک مدل از آن گزارش از انواع اوراق و وجوه ثبت شده بدون توجه به سند حسابداری آن و یکی گزارشگیری از انواع اوراق و وجوه ثبت شده بر اساس ثبتهای حسابداری و گردش اوراق و وجوه با حسابهای ثبت شده در حسابداری است.به عبارت دیگر یک گزارش خزانه داری که صرفا مخصوص خزانه داران است و یک گزارش مربوط به حسابداران است که به عبارت دیگر گزارش حسابداری خزانه داری و یا گزارش اسنادی خزانه داری است.

در شکل ذیل گزارش خزانه داری بدون توجه به اسنادحسابداری ملاحظه می کنید:

همانطور که در شکل فوق ملاحظه می فرمائید انواع فیلترهای مختلف برای انواع گزارشگیری در حالتهای مختلف اوراق بهادار در گزارشگیری خزانه داری وجود دارد.

نوع دیگر گزارش خزانه داری گزارشگیری برای اسناد اسناد حسابداری است که در آن نوع اوراق اعم از دریافتنی و پرداختنی یا درجریان وصول و … ملاک گزارشگیری نیست بلکه حسابهای گردش پیدا کرده با انواع اوراق بهادار و وجوه نقد ملاک گزارشگیری است مثلا گزارش ازحساب اسناد دریافتنی و اسناد پرداختنی و یا اسناد درجریان وصول و … ملاک عمل است.البته باید توجه داشت که مبنای تهیه گزارش حسابها هستند ولی گزارش حسابداری نیست بلکه گزارش ریز اوراق است مثلا از حساب اسناد دریافتنی که گزارش می گیریم ریز اسناد دریافتنی نمایش داده میشود نه اینکه گردش حساب اسناد دریافتنی به مانند حسابداری باشد.

درشکل ذیل نحوه گزارشگیری اسنادی خزانه داری نمایش داده شده است:

همانطور که در شکل فوق ملاحظه می فرمائید انواع فیلترهای مختلف در گزارشگیری اسنادی خزانه داری حتی گزارشگیری دوبل و یا گردش انواع حسابها به غیر موارد خاص و موارد بسیار زیادی در گزارشگیری اسنادی خزانه داری وجود دارد.

پس از ملاحظه گزارشات فوق لازم به توضیح است که یک امکان ویژه در نرم افزار خزانه داری ساما سیستم وجود دارد و آن این است که به جای ثبت اوراق و وجوه نقد به صورت گفته شده و ثبت حسابداری آنها توسط شابلونهای خزانه داری و انتقال ثبتها به نرم افزار حسابداری ساما سیستم می شود برای کاربران حرفه ای این امکان فراهم باشد که از داخل سند حسابداری در نرم افزار حسابداری ساما سیستم حسابهایی که قبلا در تعاریف حسابها در نرم افزار حسابداری چک پذیر هستند را انتخاب و جدول اوراق چک و ضمانتنامه و سفته از داخل سند حسابداری دستی بازشده و سند حسابداری خزانه داری را صادر کرد که در این صورت دیگر نیازی به تعریف شابلون حسابداری در نرم افزار خزانه داری ساما سیستم نیست و اسناد حسابداری خزانه داری به صورت دستی در نرم افزار حسابداری صادر میشود.در این حالت گزارشات خزانه داری توسط لیست چکهای موجود و لیست چکهای پاس شده انجام میشود.

اشکال ذیل نحوه صدور سند خزانه داری به صورت دستی و نحوه گزارشگیری از چکهای موجود و پاس شده را نمایش می دهد:

همانطور که در اشکال فوق ملاحظه می فرمائید در داخل سند حسابداری دستی جدول چک باز شده و می توان اطلاعات چک را وارد کرد و جدول گزارشگیری چکهای پاس شده و موجود بر اساس حسابهای استفاده شده نیز دارای فیلترهای مختلف می باشد که برای کاربران قابل استفاده است.

پس از آشنایی با نحوه گزارشگیری نرم افزار خزانه داری ساما سیستم با امکانات عمومی و جانبی این نرم افزار آشنا می شویم.

امکانات عمومی:

امکانات عمومی نرم افزار خزانه داری ساما سیستم به کاربران در زمینه ایجاد کنترلهای داخلی در واحد اقتصادی و برخی موارد دیگر کمک می کند:

درخواست پرداخت:

این فرم به مدیران این امکان را می دهد که پرداختهای واحد خزانه داری به اشخاص ثالث را مدیریت کنند و با فرم درخواست پرداخت و اجازه و تایید آن صرفا به افراد مورد تایید مدیران پرداخت صورت گیرد.

راس گیری آزمایشی:

با استفاده از این آیتم کاربران می توانند با انتخاب تاریخ مرجع یا تاریخ شروع راس گیری و وارد کردن اسناد دریافتنی نزد صندوق راس اسناد نزد صندوق را محاسبه کند این آیتم در زمان خرج چک دریافتی از مشتریان به اشخاص ثالث برای واحدهای اقتصادی کاربرد دارد چرا که در زمان خرج چکهای متعدد به تاریخهای متفاوت رای تاریخ چکهای خرج شده مورد نیاز کاربران خواهد بود که شکل آن به صورت ذیل است:

افتتاحیه خزانه داری:

برای انتقال اوراق بهادار سررسید نشده از سال مالی قبل به سال مالی جاری از آن استفاده میشود که شکل آن به صورت ذیل است:

در پایان لازم به توضیح است که نرم افزار خزانه داری ساما سیستم یک نرم افزار ساده و کاربردی با قابلیت بالاست و چنانچه متقاضیان محترم نیاز به توضیحات بیشتر یا دیدن دموی نرم افزار را داشتند با واحد فروش شرکت تماس حاصل نموده تا یا به صورت حضوری و یا از طریق نرم افزار enydesk دموی نرم افزار به متقاضیان محترم ارائه گردد.