راهنمای انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب مشاغل

روند نیاز به نرم افزارها برای کسب و کار :

در گذشته به دلیل کوچک بودن کسب و کارها نیاز چندانی به حسابدار یا نرم افزار حسابداری مناسب هر شغل حس نمی شد. اما امروزه به دلیل پیشرفت فناوری و در کنار آن گسترش کسب و کارها و وجود کارخانه و فروشگاه های زنجیره ای بزرگ نیاز به یک یا چند حسابدار بیش از پیش احساس می شود. اما به دلیل این که استخدام یک یا چند حسابدار می تواند هزینه زیادی برای کسب و کارها به همراه داشته باشد، گاها مقرون به صرفه نیست.

نرم افزارهای مناسب حرفه و شغل خاص :

برخی از نرم افزارهای حسابداری برای شغل و حرفه ی خاصی طراحی و تولید شده اند این گونه نرم افزارهای حسابداری غالبا با نام های نرم افزارهای تولیدی، شرکتی، بازرگانی و … شناخته می شوند.

با توجه به این که این نرم افزارها، نرم افزارهایی مقرون به صرفه هستند اما به افراد توصیه می شود که از نرم افزار حسابداری مناسب شغل خود استفاده کنند به این دلیل که چنین نرم افزارهایی برای بالا بردن ارزیابی عملکرد مشاغل و کاربردهای عملیاتی طراحی شده اند.

  1. نرم افزار فروشگاهی :

برای مثال اگر فردی مغازه ی لباس فروشی دارد می تواند از نرم افزار حسابداری ویژه خرده فروشی استفاده کند و می تواند در این نرم افزار مواردی از قبیل رنگ، سایز و نوع کالا را نیز مشخص کند. مانند نرم افزار انبار و نرم افزار خرید، نرم افزار فروش .

   2. نرم افزار های شرکتی :

برای مثال نرم افزار حسابداری برای شغل های بزرگ و با گردش مالی بالا می تواند جریان های نقدی این کسب و کارها را مدیریت کند و به کسب و کارها کمک کند که برای خرید خود برنامه ریزی کنند. با توجه به این که نیازهای هر شغل و حرفه ای به نرم افزار حسابداری متفاوت است. نرم افزارهای بسیاری برای شغل های مختلف طراحی شده اند که از جمله ی این نرم افزارها می توان به نرم افزار رستوران، نرم افزار crm ، نرم افزار تولید ، نرم افزار حقوق و دستمزد و … اشاره کرد.

هزینه های جانبی نرم افزار : در ضمن باید توجه داشت که نرم افزارهای حسابداری علاوه بر هزینه ی کلی که به همراه دارند هزینه هایی دیگری نیز دارند که از جمله ی این هزینه ها می توان به هزینه های تعمیر و نگهداری، پشتیبانی و ارتقا دوره ای اشاره کرد. پس نیاز است برای انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب شغل، نرم افزار حسابداری انتخاب شود که کسب و کار بتوانند هزینه های جانبی را ان را پرداخت کند و پرداخت این هزینه ها برای کسب و کار مقرون به صرفه باشد.

دلایل جایگزین شدن نرم افزار ها بجای نیرو مالی انسانی :

  1. به دلیل پیشرفت هایی که طی سال های گذشته در زمینه تکنولوژی انجام شده است بسیاری از کارها از نیروی انسانی گرفته و به نرم افزارها واگذار شده است که این باعث می شود در هزینه های یک کسب و کار صرفه جویی شود. از جمله نرم افزارهای مورد نیاز برای هر کسب و کاری که تاکنون توانسته تا حدود زیادی جای نیروی انسانی را بگیرد نرم افزار حسابداری است.
  2. طی سال های اخیر استفاده از نرم افزارهای مختلف برای کسب و کارهای مختلف باعث سرعت بخشیدن به امور مالی کسب و کار و در واقع صرفه جویی در وقت می شود.
  3. و از طرفی به دلیل این که نرم افزارهای حسابداری شامل بخش هایی همچون حساب های بانکی و صندوق ها، صورت های مالی و انبار و دارایی می شود، باعث رونق کسب و کارهای مختلف شده است.

به همین دلیل امروزه بسیاری از کسب و کارها به دنبال این هستند که نرم افزار  مناسبی برای کسب و کار خود انتخاب کنند، اما باید توجه داشت همان طور که کسب و کارهای مختلف با هم متفاوتند نیازهای حسابداری آن ها نیز با هم متفاوت است پس نرم افزار حسابداری مناسب برای هر کسب و کاری باید با توجه به نیازهای حسابداری همان کسب و کار باشد.

نکات کلیدی برای انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب شغل :

برای این که کسب و کارها بتوانند سیستم حسابرسی مناسب شغل خود را پیدا کنند باید نکاتی را مورد توجه قرار دهند که این نکات عبارتند از:

  1. توجه به انعطاف پذیری (قابلیت ارتقا)نرم افزار : نکته ی مهمی که هر کسب و کاری در انتخاب نرم افزار  مناسب شغل خود باید در نظر بگیرد این است که باید نرم افزار حسابداری که انتخاب می کند از انعطاف پذیری بالایی برخوردار باشد. زیرا هر کسب و کاری در ابتدای راه کسب و کاری کوچک است که نیازی که به نرم افزار حسابداری دارد اندک است پس در ابتدا نیاز به نرم افزار حسابداری پیشرفته ای ندارد اما با گذر زمان این کسب و کار ممکن است پیشرفت کند و نیاز به نرم افزار حسابداری پیشرفته تر و جامع تری داشته باشد، هر فرد نرم افزار حسابداری که برای کسب و کار خود انتخاب می کند باید به گونه ای باشد که بتوان آن را ارتقا داد تا بتواند نیازهای حسابداری که هر کسب و کاری در آینده خواهد داشت را رفع کند.
  2. استفاده از نرم افزارهای حسابداری ساده در شروع کسب و کار: هر کسب و کاری بسته به این که تا چه اندازه پیچیده و بزرگ است باید نرم افزار حسابداری مطابق با کسب و کار خود را انتخاب کند. برای مثال ممکن است در ابتدای راه اندازی کسب و کار، گردش مالی کسب و کار پایین باشد، مشتریان چندانی نداشته باشد و گردش مالی پایینی داشته باشد، چنین کسب و کاری با یک نرم افزار حسابداری ساده و ابتدایی و البته ارزان قیمت هم می تواند نیازهای حسابداری خود را برآورده کند.نرم افزارهای حسابداری این چنینی این قابلیت را دارند که برای مشتریان فاکتور صادر کنند و مشتریان نیاز از طریق دستگاه پوز و یا سایر امکانات مشابه پرداخت خود را انجام دهند.
  3. تمام نیاز های شغل خود را در نظر بگیرند :یکی دیگر از مواردی که افراد باید در انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب شغل خود در نظر بگیرند این است که باید تمام نیازهای شغل خود در نظر بگیرند.