نرم افزار خرید

نرم افزار خرید ساما سیستم یکی دیگر از زیر سیستمهای نرم افزار جامع حسابداری ساما سیستم است که با استفاده از آن واحدهای بازرگانی تامین کالا و خدمات اقدام به ثبت انواع خرید کالا و خدمات می نمایند که از سه بخش

  • تعاریف پایه
  • ثبت اطلاعات خرید کالا و خدمات
  • گزارشگیری از انواع خریدهای ثبت شده تشکیل شده است.

همچنین لازم به توضیح است که یکی از نقاط قوت نرم افزار خرید ساما سیستم امکان طبقه بندی فاکتورهای خرید بر اساس روش نگهداری ادواری و دائمی موجودیها درهرواحد اقتصادی است.که در توضیح زیر سیستم انبار ساما سیستم و ارتباط آن با نرم افزار خرید ساما سیستم این قابلیت توضیح بیشتری خواهد گردید.

لازم به توضیح است که امکان صدور اتوماتیک رسیدهای انبار بابت فاکتورهای خرید کالا به قصد فروش و تولید وامکان صدور اتوماتیک حواله انبار از فاکتورهای برگشت از خرید نرم افزار خرید ساما سیستم وجود دارد.بدیهی است ارتباط بسیار نزدیک زیر سیستم خرید ساما سیستم با زیر سیستم انبار ساما سیستم نقطه قوت پیاده سازی همزمان روش نگهداری دائمی و ادواری کالا را برای واحدهای اقتصادی فراهم می سازد.که شکل کلی آن به صورت ذیل است:

تعاریف پایه در نرم افزار خرید:

تعاریف پایه نرم افزار خرید ساما سیستم از تعریف اطلاعات انبارها و کالاها و اشخاص و گروه بندی آن و تعریف مراکز هزینه و تعریف شابلونهای ثبتهای حسابداری خرید تشکیل شده است که به توضیح هر یک از آنها می پردازیم:

تعریف انبار، گروه و کالا:

نرم افزار خرید ساما سیستم امکان تعریف سه سطح به هم پیوسته به جهت طبقه بندی انبارها و گروه بندی در آنها و کالاهای زیر مجموعه در هر گروه را دارد.شکل ذیل نشان دهنده نحوه تعریف کالاها و گروهها و انبارهاست:

همانطور که در شکل فوق ملاحظه می فرمائید جدول فوق دارای سه بخش بهم پیوسته است که در طبقه اول انبارها و در طبقه دوم گروه های مربوط به هر انبار و در طبقه سوم کالاهای مربوط به هر گروه تعریف گردیده است.در این حالت ملاحظه می فرمائید که در کد هر کالا کد گروه و کد انبار تشکیل دهنده در آن وجود دارد.علاوه بر سه سطح به هم پیوسته تعریف کالاها در کلید جزئیات تعریف هر کالا یک حوزه شناور نیز برای هر کالا در نظر گرفته شده است که به طبقه بندی هر چه بهتر کالا کمک می نماید.

به عنوان مثال کاربران می توانند در طبقه بندی یک مدل تیشرت از رنگهای مختلف از حوزه شناور کالا برای طبقه بندی رنگها استفاده نمایند تا مجبور نباشند یک مدل تیشرت با رنگهای مختلف را به تعداد رنگهایش کالا تعریف کنند بلکه یک کالا تعریف شده و با شناورهای رنگ در فاکتورهای خرید گردش می یابد.همچنین در جدول تعاریف کالای فوق امکاناتی نظیر انتقال کالاها از اکسل و یا امکان کپی شرح کالاها از یک انبار به انبار دیگر وجود دارد.که کار را برای کاربران تسهیل می نماید.

اطلاعات کامل در مورد نرم افزار انبارداری را اینجا بخوانید.

تعریف اشخاص و گروه اشخاص:

اشخاص و گروه بندی آنها دو طبقه بهم پیوسته از یک حوزه شناور هستند که با حسابهای تعریف شده در حسابداری گردش پیدا می کنند همانطور که در شکل تعریف شابلونهای خرید ملاحظه می فرمائید اشخاص و گروه آنها که در نرم افزار خرید ساما سیستم تعریف می شوند در شابلونهای خرید ساما سیستم استفاده می شوند.

همچنین لازم به توضیح است که اشخاص تعریف شده در نرم افزار خرید ساما سیستم فقط در دو زیر سیستم حسابداری و خرید رویت میشوند که این موضوع به طبقه بندی اطلاعات و ایجاد کنترلهای داخلی در یک واحد اقتصادی کمک می کند مثلا اشخاصی که در نرم افزار خرید ساما سیستم تعریف شده اند کاربران مرتبط با نرم افزار فروش ساما سیستم نمی بینند.شاید اطلاعات این اشخاص برای مدیران یک واحد اقتصادی دارای طبقه بندی خاصی باشد که دسترسی تمامی کاربران به کلیه اطلاعات لازم نباشد.

به هر حال در نرم افزار خرید ساما سیستم می توان میزان دسترسی کاربران دیگرزیر سیستمهای نرم افزار جامع ساما سیستم را توسط گروه بندی اشخاص تعیین نمود به عبارت دیگر در گروه بندی اشخاص میشود تعیین کرد که چه کاربرانی به چه گروهی از اشخاص دسترسی داشته باشند.

اشکال ذیل وضعیت تعریف اشخاص و گروه بندی آنها را نشان می دهد.

همانطور که در اشکال فوق ملاحظه می فرمائید در جدول تعریف گروه ها مشخص گردیده است که هر گروه از اشخاص در کدام زیر سیستم نرم افزار جامع ساما سیستم نمایش داده شود و در جدول تعریف اشخاص کد گروه بندی هر شخص قید می گردد که این شخص با استناد به کد گروه در کدام زیر سیستم نمایش داده خواهد شد.

تعریف مراکز هزینه:

مراکز هزینه یک حوزه شناور دیگر در تعاریف پایه نرم افزار خرید ساما سیستم می باشد که کاربران می توانند از آن جهت طبقه بندی بهتر اسناد خرید استفاده کنند مثلا با طبقه بندی پروژه های پیمانکاری در یک شرکت پیمانکاری و تخصیص این طبقه بندی به فاکتورهای خرید در زمان ورود اطلاعات اسناد خرید میشود مشخص کرد که از مثلا هر یک از اقلام یک فاکتور خرید به کدام پروژه پیمانکاری ارسال گردیده است.

لازم به توضیح است که این نوع طبقه بندی صرفا یک مثال است و کاربران در هر واحد اقتصادی بسته به نوع نیازمندیهای خود می توانند از مراکز هزینه که از چهار طبقه بهم پیوسته تشکیل شده است و آخرین سطح آن در ثبتهای حسابداری استفاده میشوند به کارگیرند لازم به توضیح است که چهار طبقه بودن تعاریف مراکز هزینه در نرم افزار خرید ساما سیستم این امکان را به کاربران میدهد که ایشان بیش از یک موضوع را در یک واحد اقتصادی با مراکز هزینه طبقه بندی نمایند.و اگر مراکز هزینه صرفا یک طبقه داشت صرفا کاربران می توانستند از یک موضوع برای طبقه بندی اطلاعات اسناد خرید از مراکز هزینه در این قسمت استفاده کنند.

شکل تعریف مراکز هزینه به صورت ذیل است:

تعریف شابلون سند حسابداری خرید:

در این قسمت کاربران نرم افزار خرید ساما سیستم انواع ثبتهایی که امکان دارد در واحد اقتصادی خود در رابطه با فاکتورهای خرید کالا و خدمات وجود داشته باشد را تعریف کرده و شماره گذاری می نمایند لازم به توضیح است که کلیه فاکتورهای خرید که در قسمت ورود اطلاعات که بعدا توضیح می گردد ثبت شوند هر کدام یک رویداد مالی هستند که توسط شابلونهای ثبت حسابداری نرم افزار خرید ساما سیستم که در این قسمت تعریف گردیده اند به صورت اتوماتیک به نرم افزار حسابداری انتقال می یابند.

شکل جدول تعریف شابلون ثبتهای حسابداری مرتبط با خرید به صورت ذیل است:

پس از آشنایی با نحوه تعاریف پایه در نرم افزار خرید ساما سیستم بایستی با نحوه ورود اطلاعات و ثبت فاکتورهای خرید در نرم افزار خرید ساما سیستم آشنا شویم :

ثبت درخواست خرید:

این بخش از نرم افزار خرید ساما سیستم به کاربران این امکان را می دهد که با ثبت درخواست خرید توسط مسئولین تدارکات یک واحد اقتصادی امکان بررسی درخواستها توسط مدیربازرگانی و تایید یا رد آنها را داشته باشد بدیهی است امکان صدور فاکتور خرید از روی درخواستهای تایید شده توسط مدیر بازرگانی یک واحد اقتصادی وجود خواهد داشت.شکل ذیل نحوه صدور درخواستهای خرید توسط افراد مختلف را نمایش می دهد:

همانطور که در شکل فوق ملاحظه میفرمائید.امکاناتی نظیرصدور فاکتور خرید و یا رسید انبارو امکان گزارشگیری از کاردکس خرید یک کالادر این فرم وجود داشته که تسهیل گرفعالیت کاربران می باشد.

ثبت فاکتور خرید و برگشت از خرید:

این بخش از نرم افزارخرید ساما سیستم این امکان را به کاربران می دهد تا فاکتورخرید انواع کالا را که چه به قصد فروش و یا تولید و یا به قصد استفاده خود واحد اقتصادی خریداری کرده اند را ثبت نمایند.لازم به توضیح است که همانطور که مستحضرید امکان تخصیص شابلون خرید کالا به فاکتورهای خرید این امکان را به کاربران خواهد داد که با توجه به دلیل خرید یک کالا شابلونهای مورد نظر خود را در فاکتورهای خرید تخصیص نماید.

اشکال ذیل نحوه صدور یک فاکتور خرید را نمایش می دهد:

همانطور که در شکل فوق ملاحظه می فرمائید فاکتور خرید دارای دو بخش بالاوپایین است که بخش بالای آن هدر فاکتور خرید و بخش پایین آن آیتمهای فاکتور خرید است.

بخش هدر از اجزاء ذیل تشکیل شده است:

  • شماره اصلی و فرعی:

در بخش هدر در فاکتورهای خرید دو ستون شماره اصلی و شماره فرعی وجود دارد که نحوه ارتباط دو شماره بدین صورت است که با انتخاب هر شماره فرعی شماره های اصلی آن از یک شروع شده و نرم افزار خرید ساما سیستم خودش اقدام به صدور شماره اصلی در هر فاکتور خرید با توجه به شماره فرعی آن می کند و از شماره فرعی نیز جهت طبقه بندی فاکتورهای خرید استفاده می شود مثلا در یک واحد اقتصادی می توان خریدهای تهران را با فرعی 1 و خریدهای شهرستان را با فرعی 2 علامتگذاری نمود.بدیهی است بعد از انتخاب هر شماره فرعی در هدر فاکتور خرید شماره اصلی آن به ترتیب از شماره یک به بالا به صورت اتوماتیک ایجاد خواهد شد.

  • شخص و مرکز:

همچنین ستونهای شخص و مرکز نیز به ترتیب برای نام تامین کنندگان و نام پروژه ها قابل استفاده است.البته لازم به توضیح است که ستون مرکز در هدر فاکتورهای خرید می تواند بر اساس نیاز کاربران تعاریف مختلفی داشته باشد.

  • شماره پرینت:

همچنین ستون ش پ که مخفف شماره پرینت است امکان بی نهایت ریپورت نمایشی برای انواع فاکتورهای خرید در یک واحد اقتصادی را فراهم می سازد.

در بخش آیتم و پایین فاکتورهای خرید همانطور که در شکل آن مشخص است پس از تکمیل اطلاعات هدر فاکتور خرید وارد آیتم شده و ابتدا کالاهایی که قبلا در قسمت تعاریف پایه نرم افزار خرید ساما سیستم تعریف کرده بودیم انتخاب می نمائیم نکته قابل ذکر در آیتم فاکتور خرید آن است که ستون مرکز هزینه در آیتمها نیز وجود دارد و این موضوع این امکان را برای کاربران فراهم می کند که از مراکز مختلفی در هر سطر کالا استفاده نمایند.

به عنوان مثال چنانچه از مرکز هزینه برای پروژه های پیمانکاری استفاده نموده باشیم شاید کالاهای خریداری شده از یک شخص از محل انبار فروشنده به پروژه های مختلفی بارگیری شده باشد که در اینصورت با تفکیک میزان جنس ارسال شده به هر پروژه در فاکتور خرید و با اتصال مرکز هزینه هر پروژه به کالاهای خریداری شده کالاهای خریداری شده طبقه بندی می گردند.

نکته دیگر حائز اهمیت در آیتم فاکتورهای خرید آن است که درهر سطر از کالا امکان تخصیص تخفیف جداگانه با نرخ متفاوت وجود دارد که در زمانی که برای کالاهای مختلف یک خرید از تامین کننده آن تخفیف متفاوتی دریافت شده باشد به راحتی قابل طبقه بندی است.البته در برخی موارد تخفیفات و یا اضافات به مجموع فاکتور خرید تخصیص می یابد و ارتباطی به ردیفهای کالا ندارد که برای آن بایستی جدول اضافات و کسورات ذیل فاکتور خرید پر شود.

شکل جدول اضافات و کسورات به صورت ذیل است:

همانطور که در شکل فوق ملاحظه می فرمائید در این جدول امکان تعریف 6 مورد اضافات و 6 مورد کسورات ذیل فاکتورهای خرید وجود دارد که می شود این اضافات و کسورات را به صورت عدد ثابت یا درصدی از مبلغ فاکتور در هر مرحله تعیین نمود لازم به توضیح است که شرح اضافات و کسورات بسته به نیاز کاربران قابل تغییر است.

با توجه به توضیحات داده شده راجع به فاکتور خرید در نرم افزار خرید ساما سیستم لازم به توضیح است که به این موضوع اشاره گردد که فرم مربوط به برگشت از خرید نیز عینا به مانند فاکتور خرید بوده و نحوه استفاده و امکانات مشابهی دارد.

فاکتور خرید خدمات:

همانطور که مستحضرید در نرم افزار خرید علاوه بر ثبت انواع کالاهای خریداری شده نیاز به ثبت خرید خدمات از اشخاص ثالث نیز وجود دارد به عبارت دیگر ثبت انواع فاکتورهای هزینه در واحدهای اقتصادی که همان تعریف خرید خدمات است.در نرم افزار خرید ساما سیستم وجود داشته که شکل آن به صورت ذیل است:

همانطور که در شکل فوق ملاحظه می فرمائید از دو بخش هدر و آیتم تشکیل شده است.

که در بخش هدر اجزاء تشکیل دهنده آن به شرح ذیل است:

  • شماره فرعی و اصلی

به مانند فاکتور خرید شماره اصلی و فرعی وجود دارد که در واقع شماره فرعی برای انواع طبقه بندی مورد نیاز کاربران قابل استفاده خواهد بود مثلا طبقه بندی فاکتورهای خرید بر اساس استان یعنی به هراستان یک شماره فرعی تعلق گیرد مثلا استان تهران فرعی شماره یک و استان اصفهان فرعی شماره دو که این خود یک نوع طبقه بندی در فاکتورهای خرید خدمات نرم افزار خرید ساما سیستم می باشد و برای هر شماره فرعی به طور اتوماتیک نرم افزار از شماره اصلی یک در هر سال مالی شروع به شماره دهی فاکتورهای خرید می نماید.

  • شخص

دراین قسمت از نرم افزار خرید ساما سیستم نام شخصی که خدمات از او دریافت شده است (تامین کننده خدمات) را انتخاب می کنیم.

  • مرکز

در این قسمت همانطور که قبلا در ثبت خرید کالا توضیح داده شد مراکز شناور تعریف شده بر اساس نیاز واحد اقتصادی قابل استفاده خواهد بود مثلا میشود در این قسمت از نرم افزار خرید ساما سیستم در مراکز هزینه شماره فاکتور خرید خدمات مربوط به صادر کننده آن را درج نمود لازم به توضیح است که شماره اصلی و فرعی که پیشتر توضیح داده شد شماره هایی است که نرم افزارخرید خدمات ساما سیستم به صورت اتوماتیک می دهد ولیکن شماره ای که بر روی فاکتور دریافتی از تامین کننده دریافت میشود مربوط به خود اوست که شاید لازم باشد در ثبت آن فاکتور خرید خدمات در نرم افزار آن را در جایی طبقه بندی نماییم تا بعدا امکان گزارشگیری از آن را داشته باشیم.که این موضوع می تواند یکی از کاربردهای مرکز هزینه در فاکتور خرید خدمات باشد.همانطور که در بخشهای مختلف نرم افزار جامع ساما سیستم توضیح داده شده است مراکز هزینه یک حوزه شناور پر کاربرد و قابل استفاده برای تمامی واحدهای اقتصادی است که از آن در یک واحد اقتصادی می توان برای حتی چندین منظور مختلف به صورت همزمان استفاده نمود.

  • شماره پرینت

همچنین ستون ش پ که مخفف شماره پرینت است امکان بی نهایت ریپورت نمایشی برای انواع فاکتورهای خرید در یک واحد اقتصادی را فراهم می سازد.

همچنین در بخش آیتمهای فاکتور خرید خدمات از امکانات ذیل بهره مند می شویم:

  • ردیف و شرح خدمات

بدیهی است در فاکتورهای خرید خدمات متفاوت از فاکتورهای خرید کالا به جای عنوان کالا نیاز داریم که خدمات دریافتی را شرح نمائیم. همچنین امکان انتخاب شرحهای تکراری که فقط کاربران یکبار آن را تایپ نمایند نیز خواهد بود.

  • شابلون

در این قسمت از نرم افزار خرید خدمات ساما سیستم امکان تخصیص انواع شابلون سند حسابداری به هر ردیف از فاکتور خرید وجود دارد.و کاربران مجبور نیستند برای تمامی آیتمهای فاکتور خرید یک نوع سند حسابداری صادر کنند. همانطور که قبلا نیز توضیح داده شده است امکان شابلون سند حسابداری در فرمهای نرم افزار جامع ساما سیستم در زیر سیستمهای مختلف امکان صدور سند حسابداری اتوماتیک برای هر رویداد مالی ازسایر زیر سیستمهای دیگر نرم افزار جامع ساما سیستم را فراهم می سازد.

به عنوان مثال شما فرض کنید یک فاکتور خدمات آبکاری که در آن دو قطعه توسط تامین کنندگان خدمات آبکاری گردیده است به دست شما رسیده است که قرار است یک قلم از فاکتور خرید را خودتان پرداخت نموده و قلم دیگر آن به عهده مشتری شماست پس در این حالت ملاحظه می کنید که یک فاکتور خرید با دو ردیف دارید ولی هر کدام از اقلام فاکتور خرید خدمات رویداد مالی متفاوتی را حکایت می کنند آن قلمی که بر عهده خود ماست هزینه آبکاری است و آن قسمت که بر عهده مشتری است باید از مشتری مطالبات شناسایی شده و در واقع هزینه آبکاری ما محسوب نمی گردد.که در این حالت در نرم افزار خرید خدمات ساما سیستم شما با تخصیص دو شابلون سند حسابداری متفاوت به هر ردیف به راحتی دو سند حسابداری بابت دوردیف ازیک فاکتورخریدخدمات صادرمی فرمائید.

شابلون سند حسابداری یکی از نقاط قوت نرم افزارجامع ساما سیستم است.که ازانجام ثبتهای غیر حرفه ای و تکراری برای رویدادهای مالی جلوگیری کرده ودرعین حال ثبتهای اتوماتیک کاملا تحت کنترل کاربران است.

پس از معرفی قسمتهای ورود اطلاعات و ثبت انواع خرید کالا و خدمات به معرفی بخشهای گزارشگیری نرم افزار خرید ساما سیستم می پردازیم:

بخش گزارشگیری نرم افزار خرید ساما سیستم از سه بخش اصلی گزارش خرید و گزارش اسنادی خرید و گزارش خرید خدمات تشکیل شده است که اشکال آن به شرح ذیل است:

گزارش خرید:

گزارش خرید در نرم افزار خرید ساما سیستم یک گزارش مخصوص مدیران و کارکنان واحد بازرگانی است و همانطور که در شکل آن ملاحظه می فرمائید در این گزارش هیچ نیازی به علم حسابداری برای گزارشگیری نبوده و از انواع فیلترهای آن بدون توجه به اینکه برای آیتمهای فاکتور خرید خدمات از چه شابلون سند حسابداری استفاده گردیده است میتوان استفاده نمود.

گزارش اسنادی خرید:

گزارش اسنادی خرید در واقع همان گزارش حسابداری خرید است که این گزارش مخصوص حسابداران بوده و یک گزارش تخصصی است که در آن محوریت گزارشگیری از فاکتورهای خرید خدمات این موضوع است که چه ثبتی بابت هر فاکتور خرید خدمات انجام گردیده است.به عبارت دیگر همانطور که در شکل گزارشگیری آن ملاحظه می فرمائید گزارشات ورود و خروج و کاردکس و … خریدها بر اساس حسابهای انتخابی خواهد بود مثلا در روش ثبت ادواری وقتی کالایی خریداری شده است آن را در حساب خرید بدهکار کرده ایم در حالی که در روش ثبت دائمی حساب موجودی کالا بدهکار میشود و این در حالی است که در گزارش خرید مربوط به واحد بازرگانی نوع طبقه بندی خرید و ثبت حسابداری آن هیچ تاثیری بر گزارشگیری آن نخواهد داشت و در گزارش اسنادی خرید مثلا می توان کلیه خریدهایی که به روش ثبت ادواری کالاهای آن ثبت گردیده است و حساب خرید بابت آن بدهکار شده را مجزا از کالاهایی که به روش ثبت دائمی ثبت گردیده است گزارشگیری نمائیم.

گزارش خرید خدمات:

این گزارش نیز به مانند گزارش خرید مخصوص واحد بازرگانی است که بدون توجه به نوع ثبت حسابداری فاکتور خرید خدمات از فاکتورهای خرید خدمات بر اساس فیلترهایی موجود گزارشگیری می نماید.

در پایان لازم به توضیح است که نرم افزار خرید ساما سیستم یک نرم افزار ساده و کاربردی با قابلیت بالاست و چنانچه متقاضیان محترم نیاز به توضیحات بیشتر یا دیدن دموی نرم افزار را داشتند با واحد فروش شرکت تماس حاصل نموده تا یا به صورت حضوری و یا از طریق نرم افزار enydesk دموی نرم افزار به متقاضیان محترم ارائه گردد.